|
|
Autor:
Jesús Ángel Rubio Hernández |
|||||||||||||
|
Fecha: 29/12/2011 |
||||||||||||||
|
Versi&oacut= e;n: Alf@ v5.2 y v6.2<= o:p> |
||||||||||||||
|
Proceso de cierre/apertura ejercic=
io |
||||||||||||||
|
Descripción Facilitar el proceso de= cierre y adelantar en la medida de lo posible dicho proceso para evitar hacerlo el día 1 de enero, día en el que no hay servicio, para aquellas empresas que trabajan desde primera hora del año nuevo. |
||||||||||||||
|
Manera
de proceder Antes de iniciar el cie= rre: 1.<= span style=3D'font:7.0pt "Times New Roman"'> &nbs= p; Instale la Edición 14J o Edición 25 en el equipo = que va a realizar el proceso de cierre. 2.<= span style=3D'font:7.0pt "Times New Roman"'> &nbs= p; Haga una copia de seguridad de los datos en local. 3.<= span style=3D'font:7.0pt "Times New Roman"'> &nbs= p; Si tiene varios ordenadores en red, comprobar que no se está trabajan= do con las aplicaciones de Alf@ y además que todas ellas estén cerradas. El cierre es un proceso complejo que puede llevar bastante tiempo, por lo que es recomendable hac= erlo desde el equipo más potente, e incluso si es posible, en el equipo= que tenga los datos, para así abreviar el tiempo empleado para ejecuta= rlo. A continuación le mostramos los pasos a seguir en las fechas señaladas en cada uno de los puntos:
Una vez comprobados los= puntos anteriores, procederemos a ejecutar el proceso de cierre desde el asisten= te. Este punto hace todos los procesos necesarios de forma automática.= NOVEDAD AL REALIZAR EL PROCESO DE
CIERRE: Al hacer el cierre de Almacén y Facturaci&oac=
ute;n
se hace de forma automática el cierre de la cartera de cobros/pago=
s y
aquellos vtos. pendientes que se
pasan al ejercicio actual, el programa lo deja saldado en el
histórico (2011). Paso 1. Hacer el cierre de ejercicio.- Si trabaja con la versión 5.2; desde el módulo de Administración, ejecutar el asistente de inicialización de ejercicios IE y realizar el proceso.
Si la versión co= n la que trabaja es la 6.2, se har&ia= cute;a desde la opción de menú General – Ejercicios – Asistente Inicialización Ejercicios:
Dicho asistente nos da = el nombre del ejercicio a cerrar por defecto, teniendo la opción de modificarlo.
Si queremos modificar a= lguna de las opciones por defecto, será necesario entrar en el punto indicado.
Al final del proceso si= se han registrado incidencias, le preguntará si desea verlas. Acepte y sa= que un listado de las mismas (Archivo – Imprimir). Cuando el proceso acabe= se situará en el EJERCICIO A= CTUAL (que usaremos durante el 2012). Como este proceso se ejecutará en la última semana= de diciembre y seguiremos introduciendo datos en el 2011, debemos situarnos = en dicho histórico. Para ello, sin cerrar Administración, accederemos a General – Cambio datos / Ejercicio y seleccionaremos el 2011. Tenga en cuenta que este cambio de datos para situarse en el
histórico del año 2011&nbs=
p;
habrá que hacerlo en todos los puestos de trabajo y no
sólo en el equipo desde donde se haga el proceso de cierre. También es
necesario que esta selección de datos del histórico del
año 2011 se haga al entrar por primera vez en el TPV.
Pinchando en el botón señalado, accedemos a otro formulario en el que debemos de indicar los datos del ejercicio al que debemos de entrar.
Se puede hacer seleccionando la carpeta de datos o simplemente escribiendo directamente el dato que indica la carpeta que corresponde al histórico cerrado (en este caso 2011, igualmente al acceder el día 1 de enero se actuaria de la misma manera) Una vez hecho esto cada vez que se acceda al TPV nos
deberá de indicar al entrar, que dicho ejercicio está cerra=
do. Para acceder normalment= e basta con darle al botón de validar.
Paso 2. Último turno del dí=
;a 31
de diciembre .- La persona encargada de= cerrar este último turno debe dejar preparada la aplicación para q= ue el primer turno del día siguiente se abra en el EJERCICIO ACTUAL. = Para ello, accederemos a Administración, al punto General – Cambio datos / Ejercicio y seleccionaremos el Ejercicio Actual:
Así como también se explica anteriormente, respecto=
a
la hora de acceder al TPV. Paso 3. Primer turno del día 01 de
enero .- Antes de abrir el turno, asegúrese de que está situado en el EJERCICIO ACTUAL. Aun así el TPV seguirá indicándonos si hemos entrado en el ejercicio cerra= do por error con la siguiente ventana:
En ese caso dánd= ole a la X para cancelar volveríamos al formulario de entrada al TPV en el = que indicaremos los datos correctos y accediendo a alfa y procediendo de la misma forma que se explica anteriormente. Paso 4. Traspaso de datos del hist&oacut=
e;rico
al ejercicio actual .- Sitúese en el histórico (2011) y: · Traspase los turnos pendientes a almacén / facturación. · Facture los albaranes que tenga pendientes, tanto de compras como de ventas, con fecha de diciembre de 2011. Si no los factura en el histórico, puede traspasar los albaranes pendientes = del histórico para facturarlos en el EJERCICIO ACTUAL (con fecha de 20= 12). Para ello, acceda al módulo Administración, opción Módulos – Facturación – Traspaso albaranes entre periodos las Ventas o bien Módulos – Almacén – Traspaso albaranes entre periodos para las Compras. Seleccione en el peri= odo origen el 2011 y en el periodo destino el ACTUAL. Puede acotar por client= e, serie y albarán, así como por estados de los mismos, o puede dejar los valores por defecto, en este caso lo traspasará todo:
Para actualizar las exi= stencias del artículos. Sitúese en el EJERCICIO ACTUAL: · Pase las existencias finales del histórico como iniciales del actual. Acceda desde Administración a Módulos – Almacén – Gen= erar existencias iniciales, seleccione en el periodo existencias finales el 20= 11 y en el periodo existencias iniciales el ACTUAL, tal y como se indica en la siguiente pantalla:
· Si trabaja con cartera (gestión de cobros o pagos), habrá que seleccionar que se traspasen SÓLO los cobros o pagos pendientes de las facturas realizadas en el histórico, es decir, l= as realizadas después del cierre; ya que los cobros o pagos pendientes que había antes del cierre, se traspasaron al EJERCICIO ACTUAL cua= ndo se hizo este proceso. ·
Acceda desde Administración a
Módulos – Cartera de Clientes / Proveedores – Traspaso
cartera Clientes / Proveedores. Seleccione qué facturas quiere
traspasar (las realizadas
después del proceso de cierre). Puede acotar por cliente, seri=
e y
factura. ·
<=
u>IMPORTANTE.
Si se dejan los valores por defecto, se
traspasará todo lo pendiente, incluidos los movimientos ya traspas=
ados
en el proceso de cierre.
Tenga en cuenta que la = cartera de cobros se genera únicamente en el directorio donde se hace la facturación, es decir, si facturamos en el histórico 2011 se generarán en el histórico 2011 los cobros o pagos pendiente= s; y habrá que traspasar estos al EJERCICIO ACTUAL, pero si traspasamos= los albaranes pendientes de facturar del histórico 2011 al EJERCICIO ACTUAL y los facturamos en el EJERCICIO ACTUAL (con fecha 2012), los dato= s de vencimientos y cartera ya están en el EJERCICIO ACTUAL y no hará falta traspasar nada. También hay que = tener en cuenta, que los cobros que se realicen después del cierre en el HISTÓRICO, con fecha de 2011, no quedarán saldados en el EJERCICIO ACTUAL, por lo que seguirán apareciendo como pendientes.= Hay que saldarlos en ambos periodos (HISTÓRICO y EJERCICIO ACTUAL) o eliminarlos del EJERCICIO ACTUAL para que no aparezcan como pendientes. L= os cobros realizados con fecha 2012, serán anotados en el EJERCICIO ACTUAL. Por último, entr= e en Estaciones de Servicio, en el punto Ficheros – Tanques e introduzca= las existencias iniciales a 01 de enero en el campo Existencia Inicial. Entre= en el primer turno del 1 de enero y haga algún cambio en él (extracciones o retornos a 0, por ejemplo). Una vez aceptados los cambios, los turnos se recalcularán. Este proceso deberá hacerse antes de facturar los turnos
del 2012, ya que si están facturados, no se recalcularán. |
||||||||||||||
|
¿Necesita
más ayuda? Contacte con nuestro Centro de Atención al Clien=
te,
a través de teléfono =
902 44
33 33 o bien a través de la web www.copermatica.com |
![3D"Descripción:](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image002.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image004.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image006.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image008.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image010.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image012.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image014.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image015.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image016.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image018.gif")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image020.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image022.jpg")
![](3D"CierreHidrocarburos2011_archivos/image024.jpg")